Neues Dialogverfahren Betriebsdatenpflege: Was ändert sich ab 2027?
Der Datenaustausch Betriebsdatenpflege ist ein elektronisches Meldeverfahren, mit dem Arbeitgeber Änderungen ihrer Betriebsdaten an die Bundesagentur für Arbeit und die Sozialversicherungsträger elektronisch über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal übermitteln müssen (§ 18i Absatz 4 SGB IV).
Typische, von Arbeitgeber meldepflichtige Änderungen im Rahmen dieses Datenaustauschverfahrens sind beispielsweise der Firmenname, die Anschrift des Betriebs, der Ansprechpartner und die Branchenzuordnung.
Im Regelfall bekommt man in der betrieblichen Praxis aktuell von dem Meldeverfahren wenig mit, da die Entgeltabrechnungsprogramme die Meldungen automatisiert erzeugen. Das kann sich ab dem kommenden Jahr ändern. Das Verfahren wird zu einem Dialogverfahren weiterentwickelt, was Mehraufwand für Arbeitgeber bedeuten kann.
Intention des neuen Verfahrens ist, dass die betrieblichen Angaben zu den Beschäftigungsbetrieben in den Entgeltabrechnungsprogrammen und dem Dateisystem der Beschäftigungsbetriebe (DdB) der Bundesagentur für Arbeit stets identisch und aktuell sind und der hierfür erforderliche Datenaustausch zwischen den Arbeitgebern und der Bundesagentur für Arbeit ab 2027 direkt in einem elektronischen Dialogverfahren stattfindet.
Nicht mehr wie im bisherigen Datenaustausch Betriebsdatenpflege über die Annahmestellen der Krankenkassen, die die Meldungen dann an die Bundesagentur für Arbeit weiterleiten.
Meldeanlässe und Meldegründe für Arbeitgeber
An den Meldeanlässen ändert sich im Vergleich zum bisherigen Datenaustausch Betriebsdatenpflege nichts.
Arbeitgeber sind verpflichtet, Änderungen über anlassbezogene Bestandsmeldungen und Beendigungen zu melden. Anlassbezogene Bestandsmeldungen sind bei jeder Ersterfassung im Entgeltabrechnungsprogramm durchzuführen sowie bei einer Änderung der Absendernummer oder Betriebsnummer Abrechnungsstelle.
Im Falle der positiven Übermittlung einer Meldung im neuen Datenaustausch erhalten Arbeitgeber eine Weiterleitungsbestätigung. Zusätzlich übermittelt die Bundesagentur für Arbeit Rückmeldungen, wenn die übermittelten Daten zur Speicherung modifiziert wurden. Dies geschieht zumeist bei der Anschrift. Sofern inhaltliche Fehler vorliegen, wird der Arbeitgeber auch darüber in Kenntnis gesetzt. Der Arbeitgeber muss dann eine neuen Meldung übermitteln.
Die Bundesagentur für Arbeit kann zudem künftig auch initiativ eine Prüfaufforderung ans Entgeltabrechnungsprogramm übermitteln. Eine solche Aufforderung erfolgt dann, wenn Mitarbeiter der Bundesagentur für Arbeit in den Bestandsdaten Fehler entdecken oder anderweitige Indizien auf fehlerhafte Informationen vorliegen.
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