eAU ab 2027: Das ändert sich für Arbeitgeber beim elektronischen Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten
Seit dem 1. Januar 2023 rufen Arbeitgeber die Daten zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) grundsätzlich digital bei den Krankenkassen ab. Das Verfahren nach § 109 SGB IV hat sich inzwischen etabliert. Jährlich werden Arbeitgebern rund 80 Millionen eAU über das elektronische Verfahren zur Verfügung gestellt.
Zum 1. Januar 2027 wird das eAU-Abrufverfahren angepasst. Die Änderungen ergeben sich insbesondere aus den praktischen Erfahrungen mit dem bisherigen Meldeverfahren. Sowohl die Krankenkassen als auch die Arbeitgebervertreter haben Verbesserungspotenziale eingebracht.
Für Arbeitgeber bedeutet das vor allem: Bei Krankenhausbehandlungen und Reha- bzw. Vorsorgemaßnahmen werden Änderungen künftig aktiver und nachvollziehbarer übermittelt. Außerdem kommen neue bzw. angepasste Datenfelder und Klarstellungen hinzu.
1. Krankenhausaufenthalte: Neue Meldelogik bei Verlängerungen
Eine wesentliche Änderung betrifft die Übermittlung von Krankenhausbehandlungen. In der betrieblichen Praxis kam es bislang häufig zu Problemen, wenn sich ein Krankenhausaufenthalt verlängerte. Wurde beispielsweise zunächst ein voraussichtliches Entlassdatum gemeldet und änderte sich dieses später, konnte beim Arbeitgeber weiterhin ein veralteter Datensatz vorliegen. Ab dem 1. Januar 2027 wird dieser Prozess weiter optimiert.
Bei einer Änderung des voraussichtlichen Entlassdatums oder bei der Übermittlung des tatsächlichen Endes des Krankenhausaufenthalts wird der bisherige Datensatz mit dem voraussichtlichen Entlassdatum künftig proaktiv storniert. Anschließend übermittelt die Krankenkasse proaktiv einen neuen Datensatz mit dem aktualisierten voraussichtlichen oder tatsächlichen Entlassdatum. Eine erneute Anfrage des Arbeitgebers ist dafür nicht erforderlich.
2. Reha- und Vorsorgemaßnahmen: Aktualisierte Entlassdaten werden automatisch übermittelt
Eine weitere Änderung betrifft stationäre Vorsorge- und Rehabilitationsmaßnahmen. Seit dem 1. Januar 2025 übermitteln die Krankenkassen Arbeitgebern auch Zeiten eines stationären Aufenthalts in einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung nach § 301 Abs. 4 bzw. Abs. 4a SGB V elektronisch. Ist die Maßnahme bereits beendet, wird im Feld „Tatsaechlich_Nachweis_bis“ das tatsächliche Entlassdatum angegeben. Ist die Maßnahme zum Zeitpunkt der Anfrage noch nicht beendet, wird im Feld „Voraussichtlich_Nachweis_bis“ das voraussichtliche Entlassdatum gemäß Aufnahmemitteilung übermittelt. Bei einer Verlängerung erfolgte bislang jedoch keine weitere elektronische Mitteilung zum tatsächlichen Entlassdatum. Das ändert sich ab 2027. Ab dem 1. Januar 2027 wird auch bei Reha- und Vorsorgemaßnahmen eine proaktive Aktualisierung eingeführt.
3. Meldegrund „6“ wird zum „Sonderfall“
Eine weitere wichtige Änderung betrifft den bisherigen Meldegrund 6 – teilstationäre Krankenhausbehandlung. Der Meldegrund 6 wurde bislang verwendet, wenn bei teilstationären Krankenhausaufenthalten die notwendigen Daten zur korrekten Übermittlung der Anwesenheitszeiten aus dem Datensatz des Krankenhauses nicht rechtzeitig vorlagen. Damit konnten die für die Entgeltfortzahlung relevanten Abwesenheitszeiten nicht elektronisch an den Arbeitgeber übermittelt werden. Die Meldung mit dem Kennzeichen „6“ bedeutete für den Arbeitgeber daher, dass grundsätzlich eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt, die konkreten Abwesenheitszeiten aber nicht elektronisch übermittelt werden können. In diesen Fällen musste der Arbeitnehmer einen entsprechenden Nachweis des Krankenhauses vorlegen.
Zum 1. Januar 2027 wird der Meldegrund 6 umbenannt: Bisher: „6 – teilstationäre Krankenhausbehandlung“. Ab 2027: „6 – Sonderfall“.
Der Anwendungsbereich wird gleichzeitig erweitert. Neben teilstationären Krankenhausaufenthalten werden künftig auch weitere Leistungen im Bereich der Rehabilitation darunter erfasst. Dazu gehören insbesondere:
* ganztagsambulante Rehabilitationsmaßnahmen,
* mobile Rehabilitationsbehandlungen,
* Kombinationsbehandlungen.
Fazit:
Die Änderungen zum 1. Januar 2027 sollen vor allem die praktische Verarbeitung der eAU verbessern. Insbesondere bei Krankenhaus-, Reha- und Vorsorgeaufenthalten werden Änderungen künftig proaktiv an den Arbeitgeber übermittelt. Veraltete Datensätze mit einem voraussichtlichen Ende werden dabei storniert und durch aktualisierte Meldungen ersetzt. Für Arbeitgeber bedeutet das eine wichtige Änderung in der täglichen Entgeltabrechnung: Die eAU-Rückmeldung ist künftig noch stärker als dynamischer Datenprozess zu verstehen. Ein einmal übermitteltes voraussichtliches Entlassdatum muss nicht endgültig sein. Arbeitgeber sollten die Umstellung daher nicht erst zum Jahreswechsel angehen, sondern bereits im Vorfeld mit ihrem Softwareanbieter bzw. ihrer Abrechnungsstelle klären
Mehr dazu erfahren Sie in unserem neuen Kurzwebinar „Neuerungen zur eAU und Arbeitsunfähigkeit für Arbeitgeber“ und in unseren Jahreswechselseminaren. Melden Sie sich gleich an!