Entgeltunterlagen werden ab 2027 verpflichtend digital: Was Arbeitgeber jetzt wissen und tun müssen
Die Anforderungen an die Führung von Entgeltunterlagen haben sich in den letzten Jahren grundlegend verändert – und erreichen mit dem 01.01.2027 einen entscheidenden Wendepunkt. Während bislang noch Übergangs- und Befreiungsmöglichkeiten bestanden, wird die elektronische Führung von Entgeltunterlagen künftig verpflichtend und ausnahmslos gelten. Für Arbeitgeber bedeutet das: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Strukturen, Prozesse und Systeme anzupassen.
Gesetzliche Grundlage und Entwicklung
Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Führung von Entgeltunterlagen ergibt sich aus § 28f Abs. 1 SGB IV in Verbindung mit § 8 BVV. Arbeitgeber sind demnach verpflichtet, ihre Unterlagen so zu führen, dass sie:
* vollständig,
* korrekt,
* chronologisch geordnet und
* in deutscher Sprache vorliegen.
Bereits seit dem 01.01.2022 schreibt § 8 Abs. 3 BVV vor, dass bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch zu führen sind. Allerdings konnten sich Arbeitgeber bislang auf Antrag von dieser Verpflichtung befreien lassen. Diese Möglichkeit endet endgültig zum 31.12.2026.
Ab dem 01.01.2027 gilt:
* keine Befreiung mehr möglich
* verpflichtende elektronische Führung aller relevanten Entgeltunterlagen
* vollständige Einbindung in die elektronische Betriebsprüfung (euBP)
Welche Unterlagen sind betroffen?
Neben den klassischen Entgeltabrechnungen betrifft die Pflicht insbesondere die sogenannten begleitenden Entgeltunterlagen gemäß § 8 Abs. 2 BVV. Diese umfassen – je nach Einzelfall – eine Vielzahl an unterschiedlichen Dokumenten.
Was bedeutet „elektronisch“ konkret?
Ab 2027 müssen diese Unterlagen zwingend digital vorliegen und verwaltet werden. Dabei gelten klare Vorgaben für die Dateiformate, die Struktur und Ablage der Dateien. Auch die Bezeichnung der Dateien ist konkret vorgegeben.
Besondere Herausforderung: Dokumente mit Unterschrift
Für bestimmte Erklärungen und Anträge ist und bleibt die Schriftform verpflichtend. Hier gelten noch strengere Anforderungen:
Zulässig ist die elektronische Führung nur, wenn:
* eine qualifizierte elektronische Signatur des Mitarbeiters vorliegt
* oder das Original zusätzlich in Papierform aufbewahrt wird
* oder der Arbeitgeber das Dokument scannt und mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versieht
Fehlt eine solche Absicherung, ist die reine digitale Ablage rechtlich unzulässig.
Keine rückwirkende Digitalisierungspflicht
Wichtig für die Praxis:
Es besteht keine Verpflichtung zur vollständigen Digitalisierung alter Personalakten.
Die Pflicht zur elektronischen Führung gilt verbindlich für alle relevanten Vorgänge ab 01.01.2027.
Verantwortung liegt beim Arbeitgeber
Ein zentraler Punkt wird häufig unterschätzt:
Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung liegt ausschließlich beim Arbeitgeber.
Das bedeutet konkret:
* Unterlagen müssen vollständig vorliegen
* sie müssen lesbar und prüfbar sein
* sie müssen bei einer Betriebsprüfung kurzfristig bereitgestellt werden können
Technische Probleme, fehlende Dokumente oder unzulässige Formate gehen voll zulasten des Arbeitgebers.
Fazit: 2027 ist näher als gedacht
Die elektronische Führung von Entgeltunterlagen ist kein Zukunftsthema mehr – sie ist konkrete gesetzliche Realität mit klarer Frist. Unternehmen, die bislang auf papierbasierte Prozesse oder unsystematische Ablagen setzen, stehen vor einem erheblichen Umstellungsaufwand.
Jetzt handeln!
Arbeitgeber sollten die verbleibende Zeit bis Ende 2026 unbedingt nutzen, um:
* bestehende Prozesse zu analysieren
* digitale Ablagestrukturen aufzubauen
* geeignete Softwarelösungen einzuführen
* klare Zuständigkeiten festzulegen
* Mitarbeitende zu sensibilisieren
* und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen
Jetzt im Webinar informieren
Wie Sie die Pflicht zur Digitalisierung bei Entgeltunterlagen und euBP rechtssicher umsetzen, erfahren Sie in unserem Kurz-Webinar! Melden Sie sich gleich an!